| Wichtige Hinweise zur Beschaffung von Hard- und Software für Schulen |
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| Geschrieben von: Jörg Bauer |
| Freitag, den 12. Februar 2016 um 09:49 Uhr |
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Zu unterscheiden sind IT-Beschaffungen aus der so genannten IT-Pauschale und Beschaffungen aus dem Schuletat.
Beschaffungen aus der IT-Pauschale Ersatzbeschaffungen
Computerräume der Grund-, Mittel- und Förderschulen erhalten im 5-Jahresturnus neue Computerarbeitsplätze (PC, Bildschirm, Maus, Tastatur).
Große Computerinseln (vor allem in Grundschulen), die aus bis zu 8 Arbeitsplätzen bestehen, werden ebenfalls alle 5 Jahre mit neuen Geräten ausgestattet.
Diese Räume/Inseln haben Priorität, sollten noch nicht alle großen Inseln und Räume der Grund- und Förderschulen erfasst sein, können diese im Jahr 2016 nachgemeldet werden. Eine Ersatzbeschaffung wird möglichst zeitnah und mit Rücksicht auf das Alter der Ausstattung veranlasst. Eine gesonderte Bedarfsmeldung ist künftig nicht mehr erforderlich.
Kleine Computerinseln in Grundschulen wurden nun auch erfasst und werden in den nächsten Wochen so weit möglich ebenfalls in den Plan der Ersatzbeschaffungen eingearbeitet. Hier geraten wir allerdings an (finanzielle) Grenzen, sodass wir eher mittelfristig zu Lösungen kommen werden. Vorläufig sind hier Bedarfsmeldungen erforderlich
Weitere Beschaffungen
Die Schulen haben mit den Meldungen zur IT-Pauschale Bedarf an weiteren Geräten (Beamer, Drucker, PCs, Bildschirme und interaktive Tafeln1) gemeldet. Hierfür stehen Mittel erst nach Abzug der erforderlichen Gelder für die Ersatzbeschaffungen zur Verfügung. Hier entscheiden – wie in der Vergangenheit – das Amt für Allgemeinbildende Schulen und das staatliche Schulamt in enger Abstimmung über die Verteilung der Mittel. In den letzten Jahren konnten 30% - 50 % des Bedarfs gedeckt werden.
Wichtig: Die Mittel der so genannten IT-Pauschale dienen ausschließlich zur Abdeckung des Grundbedarfs an IT für unterrichtliche Zwecke. Beschaffungen für Verwaltungszwecke können nur aus dem Schuletat erfolgen.
Die Beschaffung interaktiver Tafeln wird zurzeit neu geregelt, so bald Entscheidungen gefallen sind, werden die Schulen verständigt. Bedarfsmeldungen Die Bedarfsmeldungen zu Beschaffungen aus der IT-Pauschale werden auch künftig zu Beginn des Schuljahres abgefragt. Die Meldungen erfolgen an it.bestellung@schulamt.info – als Absender nutzen Grund- und Mittelschulen bitte ihre amtliche Mailadresse ( schulnummer@schulamt.info ).
WICHTIG: Beschaffungen aus dem Schuletat: neues Verfahren
Für die Beschaffungen aus dem Schuletat werden die Schulen gebeten, bis zum 18.02.2016 ihre Beschaffungspläne für das laufende Kalenderjahr 2016 und nach Möglichkeit auf für das Kalenderjahr 2017 auf anliegender Tabelle zu melden. Zu beachten ist, dass diese Geräte in den Jahren 2016/2017 abgenommen werden müssen.
Hintergrund:
Durch die insgesamt großen bestellten Mengen an EDV-Bedarfen für die Unterrichtsräume gab es im Jahr 2015 meist erhebliche Verzögerungen bei der Beschaffung, Montage und Installation.
Ein Hauptproblem war die große Menge an Geräten einer Sorte (z. B. Beamer, Tablets), deren Umfang teilweise zum ersten Mal EU-weite Ausschreibungen bedingte. EU-weite Ausschreibungen im öffentlichen Bereich erfordern mit der Beantwortung von Bieterfragen und Rückmeldungen mehrere Monate "Wartezeit". Zudem ist eine Bestellung einzelner Chargen über den Zeitraum eines Jahres nicht möglich.
Zudem will die Stadt weiterhin eine Öffnung der Produktliste (z.B. Tabletwagen). Hier können ab 2016 Schulen auch innovative Produkte (Mobile Geräte, Dokumentenkameras etc.) bestellen. Dazu müssen umfangreiche neue neutrale Leistungsbeschreibungen angefertigt werden, die nationalem und internationalem Vergaberecht standhalten.
Mit Hilfe von Rahmenverträgen oder Sammelbestellungen können voraussichtlich bessere Preise am Markt erzielt werden.
Problem: Erst aufgrund der gemeldeten verbindlichen Zahlen für die Kalenderjahre 2016 und 2017 können Ausschreibungen getätigt werden und Verhandlungen mit Anbietern begonnen werden. Im Jahr 2016 werden die Produkte also erst frühestens im Sommer an die Schulen geliefert werden können. Erst ab diesem Zeitpunkt, kann auf bestehende Verträge zurückgegriffen werden und werden sich Lieferzeiten verkürzen.
Um passende Rahmenverträge schließen zu können, muss die Stadt Nürnberg bereits bis Anfang Februar 2016 die von Ihnen im Laufe der Jahre 2016/2017 beabsichtigten Anschaffungen der Produkte aus dem Katalog2 kennen. Dies betrifft alle Bestellung, die die Schulen die Schulen aus Mitteln ihres Schuletats tätigen möchten.3
Chancen
Mit Abschluss der Rahmenverträge kann eine rasche Auslieferung der Geräte gewährleistet werden, sodass es nicht Verzögerungen wie im Jahre 2015 kommen sollte. Gleichzeitig wird der Warenkorb erweitert.
Verfahren
Die Schulen melden bis zum 18.02.2016 verbindlich die für 2016 und 2017 beabsichtigten Beschaffungen an it.bestellung@schulamt.info - über die amtliche Mailadresse des Schule ( schulnummer@schulamt.info ). Bitte ersetzen Sie das XXXX im Dateinamen (XXX_EDV_Beschaffung_2016_17_VS.xlsx) wieder durch Ihre Schulnummer!
Bekannte Fragen
1. Schuletat und investive Mittel sind noch nicht bekannt Natürlich scheint dieses Verfahren angesichts der Tatsache, dass die Schulen erst im März oder April ihre endgültigen Etats erhalten, nicht unbedingt einsichtig. Auch werden investive Mittel des Vorjahres oft erst gegen Ende des Jahres den Etats wieder gutgeschrieben. Dennoch sollten investive Planung eben nicht kurzfristig erfolgen – das hat in den vergangenen Jahren immer zu Problemen geführt. Auch können die Geräte ja über die beiden Kalenderjahre hinweg abgerufen werden, sollten sich also für das Jahr 2016 finanzielle Engpässe ergeben, können die Geräte auch erst im Jahr 2017 abgerufen werden.
2. „Wir haben schon Bedarf für die IT-Pauschale gemeldet und wissen nicht, ob und was wir erhalten.“ Wie oben schon erwähnt, wird auch in diesem Jahr der Schwerpunkt bei der Ausstattung von Schulen aus der IT-Pauschale bei Computerarbeitsplätzen liegen. Es ist in der Tat noch nicht abzusehen, in welchem Umfang Schulen darüber hinaus Geräte erhalten. Daher sollten sich Schulen nicht darauf verlassen, über die oben erwähnten Prioritäten hinaus viele Geräte aus der IT- Pauschale zu erhalten. Zudem scheint der Beschaffungsbedarf so groß, dass er ohne zusätzliche Beschaffungen aus den Schuletats kaum zu stemmen ist. Zur Zeit werden die Bedarfsmeldungen zur IT-Pauschale ausgewertet, sollte es zu sehr auffälligen Überschneidungen zwischen voraussichtlicher Beschaffung aus der IT-Pauschale und Beschaffungsabsichten aus den Etats kommen, werden wir vor der endgültigen Meldung an den Einkauf (OrgA) mit den betroffenen Schulen Rücksprache halten
3. „Bei der Firma XYZ erhalten wir die Hardware viel günstiger – warum dürfen wir dort nicht einkaufen?“ Die in den Schulen vorhandene IT-Infrastruktur wird durch die Techniker der Stadt betreut. Diese Betreuung setzt eine möglichst große Einheitlichkeit der Ausstattung voraus. Auch wird ein Großteil der beschafften Geräte einer Teststellung unterzogen, um die Einsatztauglichkeit und Zuverlässigkeit zu prüfen. Alle Geräte werden mit 5-jähriger Garantie beschafft, was letztlich die Kosten senkt. Und zu guter Letzt: die Stadt schreibt als Sachaufwandsträger die Beschaffungswege vor und dabei vor allem auch das Beschaffungsrecht zu beachten: die Schulen sind Teil der Kommune und haben sich an die rechtlichen Vorgaben, die für die „öffentliche Hand“ gelten, zu halten. Auch daher erfolgen alle IT-Bestellungen gewissermaßen auf dem Dienstweg über it.bestellung@schulamt.info
Mit freundlichen Grüßen Jörg-D. Bauer BerR Fachberatung IT (SchA der Stadt Nürnberg, Staatliches Schulamt) c/o MS Insel Schütt Nürnberg Fon: 0911 231 14607 Mobil: 0171656511 Bestellungen: it.bestellung@schulamt.info
1 Liste der aus der IT-Pauschale verfügbaren Geräte stimmt nicht mit der Angebotsliste für Beschaffungen aus den Schuletats überein, weil aus der IT-Pauschale zur Zeit nur ausgewählte Geräte für den Grundbedarf IT beschafft werden. 2 Siehe Anlage! 3 Die Zahlen für die IT-Pauschale liegen ja unabhängig von den Beschaffungsabsichten der Schule vor. |